Verificarea facturilor primite prin e-Factura: un pas esențial pentru antreprenori

Utilizarea sistemului e-Factura a adus numeroase avantaje pentru antreprenori, însă, odată cu digitalizarea, au apărut și riscuri. Cosmin Dumitrașcu, antreprenor și expert contabil, subliniază importanța verificării facturilor primite prin acest sistem, deoarece există situații în care antreprenorii de bună credință pot primi facturi cu sume fictive. Aceste facturi pot părea legitime la prima vedere, mai ales în cazul companiilor care primesc un volum mare de documente, dar, analizate cu atenție, ele nu corespund niciunui serviciu prestat sau bun achiziționat.

Un exemplu recent ilustrează acest risc: o companie a primit în Spațiul Privat Virtual (SPV) mai multe facturi de la un furnizor. Deși acestea nu ridicau suspiciuni inițial, fiind emise în baza unei relații comerciale de încredere, o verificare detaliată a relevat că facturile nu aveau o bază reală și au fost plătite fără justificare. Această situație evidențiază cât de ușor poate trece neobservată o factură nejustificată, mai ales când încrederea în furnizor este mare.

Pentru a evita astfel de probleme, Dumitrașcu recomandă câteva măsuri esențiale. În primul rând, este crucial ca fiecare factură primită prin e-Factura să fie verificată în paralel cu documentele contractuale sau comenzile care să confirme livrarea sau prestarea serviciului. De asemenea, este important ca departamentele responsabile de recepționarea bunurilor sau serviciilor să colaboreze cu cel financiar, asigurându-se că sumele facturate sunt corecte și justificate.

Un alt aspect important este stabilirea unui prag de control intern pentru facturile care nu sunt însoțite de o comandă sau un contract. Acest prag poate ajuta la identificarea rapidă a facturilor care necesită o verificare suplimentară. În cazul în care se constată existența unor facturi emise fără justificare, este recomandat să se contacteze furnizorul și, dacă este necesar, autoritățile competente.

Dumitrașcu subliniază că, deși digitalizarea prin automatizarea e-Factura oferă un avantaj în ceea ce privește viteza procesării, aceasta nu ar trebui să conducă la neglijarea controlului intern. Verificarea facturilor rămâne o condiție esențială, mai ales în contextul economic actual, în care circulația banilor nu mai este la fel de rapidă ca în trecut. Astfel, antreprenorii trebuie să rămână vigilenți și să nu renunțe la practicile de control care îi pot proteja de eventuale pierderi financiare.

În concluzie, verificarea facturilor primite prin e-Factura este o măsură necesară pentru a preveni plățile nejustificate și pentru a menține o relație comercială sănătoasă. Antreprenorii ar trebui să adopte o abordare proactivă în gestionarea acestor documente, asigurându-se că fiecare plată este susținută de dovezi concrete ale livrării bunurilor sau prestării serviciilor.