Corectarea facturilor administratorului înregistrate pe societate

În cadrul operațiunilor de control intern, au fost identificate cinci facturi înregistrate pe societate, care nu se referă la activitatea firmei, ci trebuiau emise către persoana fizică-administrator. Aceste facturi, deși nu depășesc pragul de semnificație stabilit de auditorul financiar, conțin bunuri și servicii înregistrate pe cheltuiala deductibilă, iar TVA-ul aferent a fost dedus. Corectarea acestei erori este esențială, având în vedere impactul fiscal pe care îl poate avea asupra societății.

Eroarea este clasificată drept nesemnificativă, ceea ce înseamnă că nu va afecta situațiile financiare deja depuse pentru anul 2025. Corectarea se va face la data constatării erorii, în anul 2026, iar informațiile despre natura erorilor și perioadele afectate trebuie incluse în notele explicative ale situațiilor financiare pentru anul curent. Este important de menționat că corectarea erorii are implicații fiscale, în special în ceea ce privește TVA-ul și impozitul pe profit, ceea ce impune depunerea de declarații fiscale rectificative.

Există două metode principale de corectare a acestei situații, fiecare având monografii contabile și efecte fiscale distincte. Prima opțiune, recomandată, este recuperarea sumelor de la administrator. Această abordare este considerată cea mai sigură din punct de vedere fiscal, deoarece elimină cheltuielile nedeductibile din contabilitate și riscurile de recalificare a sumelor de către ANAF. Corectarea se poate face fie pe seama rezultatului reportat, fie direct pe seama contului de profit și pierdere, în funcție de politicile interne ale societății.

Înregistrările contabile pentru recuperarea sumelor de la administrator includ: înregistrarea sumei de recuperat (valoarea totală a facturilor, inclusiv TVA) și ajustarea TVA-ului dedus eronat. De asemenea, incasarea efectivă a sumei de la administrator trebuie înregistrată. În ceea ce privește impozitul pe profit, este necesară depunerea unei declarații anuale rectificative pentru recalcularea rezultatelor fiscale, în timp ce corectarea TVA-ului se va face prin Decontul de TVA al perioadei curente.

A doua opțiune este suportarea cheltuielilor de către societate, ceea ce înseamnă că suma nu se recuperează de la administrator. În acest caz, bunurile și serviciile sunt considerate achiziții în interes personal al administratorului, iar ANAF poate reîncadra aceste cheltuieli ca avantaje salariale sau venituri din alte surse, în funcție de statutul administratorului. Dacă administratorul este salariat sau are un contract de mandat, sumele vor fi considerate avantaje în natură, supuse impozitării. Dacă nu este remunerat, sumele vor fi considerate venituri din alte surse, iar societatea va trebui să declare impozitul aferent.

În concluzie, corectarea facturilor emise pe numele administratorului necesită o atenție deosebită, atât din punct de vedere contabil, cât și fiscal. Este esențial să se respecte procedurile legale și să se depună declarațiile necesare pentru a evita eventualele sancțiuni din partea autorităților fiscale. Această situație subliniază importanța unei bune gestionări a documentelor contabile și a respectării reglementărilor fiscale în vigoare.