Atenție la facturile primite prin e-Factura

Recent, un expert contabil a subliniat importanța verificării atente a facturilor primite prin e-Factura înainte de a efectua plăți. Aceasta recomandare vine în contextul în care unele facturi nu reflectă produse sau servicii reale, ceea ce poate duce la pierderi financiare semnificative pentru antreprenori. Cosmin Dumitrașcu, antreprenor și expert contabil, a evidențiat că anumite firme au profitat de sistemul e-Factura, trimițând facturi cu sume care, la prima vedere, nu ridică suspiciuni, mai ales în cazul companiilor care primesc un volum mare de facturi.

Un exemplu concret menționat de Dumitrașcu ilustrează cum o firmă a primit mai multe facturi de la un furnizor de încredere, care, după o analiză detaliată, s-au dovedit a fi emise fără o bază reală. Aceste facturi au fost plătite inițial datorită încrederii existente în relația comercială, dar verificarea ulterioară a relevat lipsa justificării pentru aceste sume. Această situație subliniază riscul de a trece cu vederea facturi nejustificate, mai ales în condițiile în care antreprenorii sunt adesea ocupați și pot acționa pe baza încrederii.

Pentru a evita astfel de probleme, Dumitrașcu recomandă câteva măsuri esențiale. În primul rând, este crucial ca antreprenorii să verifice recepționarea fiecărei facturi primite prin e-Factura, corelând-o cu documentele contractuale sau comenzile care să ateste livrarea sau prestarea serviciului. De asemenea, este important să existe confirmări din partea departamentului responsabil care a solicitat sau recepționat bunurile sau serviciile, nu doar din partea departamentului financiar.

Un alt aspect important este stabilirea unui prag de control intern pentru facturile care nu sunt însoțite de o comandă sau un contract existent. Aceasta poate ajuta la identificarea rapidă a facturilor care necesită o verificare suplimentară. În cazul în care se constată facturi emise fără justificare, Dumitrașcu recomandă contactarea furnizorului și, dacă este necesar, a autorităților competente pentru a clarifica situația.

Expertul subliniază că, deși digitalizarea și automatizarea proceselor prin e-Factura pot aduce eficiență, acestea nu ar trebui să înlocuiască verificările interne. Dimpotrivă, controlul intern rămâne o condiție esențială pentru efectuarea plăților, mai ales în contextul economic actual, unde circulația banilor nu mai este la fel de rapidă ca în trecut. Această abordare prudentă poate ajuta antreprenorii să evite erorile costisitoare și să-și protejeze afacerile de eventuale fraude.