Tratamentul contabil al facturilor retransmise eronat în RO e-Factura

În cadrul acestui articol, se discută o situație specifică în care patru facturi emise și înregistrate în luna mai au fost retransmise în sistemul RO e-Factura în luna octombrie, din cauza unei erori a furnizorului. Această retransmitere a fost urmată de emiterea unor facturi de storno pentru a corecta dublarea documentelor. Este esențial ca evidența contabilă și declarațiile fiscale să reflecte corect operațiunile efectiv realizate, iar în acest sens se impune o analiză detaliată a modului în care trebuie tratate aceste documente în contabilitate și în declarațiile fiscale D300 și D394.

În luna octombrie, societatea a primit prin SPV patru facturi emise în luna mai, pentru servicii prestate în aceeași lună. Aceste facturi fuseseră deja înregistrate în contabilitate la momentul prestării serviciilor, iar furnizorul a explicat că retransmiterea a avut loc dintr-o eroare. Beneficiarul a reacționat prin transmiterea unui mesaj de refuz, subliniind că facturile sunt dublate și că documentele aferente acestor servicii fuseseră deja înregistrate. Ulterior, furnizorul a emis facturi de storno, menționând că acestea stornează facturile dublate.

Din punct de vedere contabil, este important de menționat că, având în vedere că documentele din octombrie reprezintă exclusiv retransmiteri ale facturilor din mai și stornări tehnice, nu este necesară înregistrarea din nou a achizițiilor. Astfel, facturile originale din mai rămân în contabilitate, inclusiv cheltuielile și TVA-ul aferent. Retransmiterile din octombrie nu trebuie înregistrate ca achiziții, iar stornările emise nu determină înregistrări distincte de diminuare a cheltuielilor sau a TVA-ului deductibil.

În ceea ce privește decontul de TVA D300, nu se va înregistra o nouă TVA deductibilă, iar ajustările deducerii inițiale nu sunt necesare pentru această duplicare. Este recomandat să nu se efectueze note contabile artificiale pentru a obține un sold zero, deoarece nu fiecare transmitere prin SPV reprezintă o nouă operațiune economică.

Baza legală referitoare la facturile retransmise și stornările tehnice este reglementată prin OUG nr. 120/2021, care stipulează că o factură electronică deja comunicată nu poate fi returnată în sistemul RO e-Factura. Beneficiarul are dreptul de a informa emitentul despre eventualele obiecții, inclusiv prin transmiterea unui mesaj în sistem. Corectarea facturii se realizează conform Codului fiscal, iar documentul de corecție trebuie să fie transmis prin RO e-Factura.

De asemenea, Ghidul Ministerului Finanțelor abordează dublarea facturilor în sistemul RO e-Factura, indicând că diferențele minore între fișierele XML pot permite retransmiterea aceleași facturi. Emiterea unei facturi de storno nu anulează automat prestarea serviciilor inițiale, ci servește pentru a neutraliza duplicatul.

Este esențial ca înregistrările contabile să fie efectuate conform realității economice, iar documentele justificative să corespundă modului efectiv în care acestea se produc. Înregistrarea inițială din luna mai trebuie să reflecte serviciile recunoscute ca cheltuieli și TVA-ul integral deductibil. Astfel, în acest caz, contabilitatea trebuie să fie gestionată cu precizie pentru a evita confuziile și a asigura conformitatea cu legislația în vigoare.

În concluzie, gestionarea corectă a facturilor retransmise eronat în RO e-Factura este crucială pentru menținerea unei evidențe contabile clare și conforme. Este important ca toate documentele să fie păstrate la dosar pentru a justifica operațiunile în cazul unor eventuale controale fiscale.