REGES Online: Termene și proceduri pentru raportarea concediilor medicale

Angajatorii care utilizează platforma REGES Online sunt obligați să fie foarte atenți la modul în care gestionează concediile medicale, dar și la termenele legale de raportare. Conform reglementărilor, concediile medicale trebuie raportate în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care certificatul medical a fost înregistrat la angajator. Această obligație se aplică de la momentul în care angajatorul a efectuat migrarea de la vechiul sistem Revisal la REGES Online. Este important de menționat că concediile medicale acordate înainte de această migrare nu trebuie introduse retroactiv în sistem.

Pentru a opera suspendarea contractului de muncă din cauza concediului medical, angajatorul trebuie să acceseze secțiunea „Contracte” din platformă, să aleagă opțiunea „Suspendare” și să completeze informațiile necesare, inclusiv perioada concediului, temeiul legal, numărul certificatului medical și data emiterii acestuia. În cazul în care angajatorul primește un certificat medical suplimentar, acesta trebuie să încheie suspendarea inițială și să înregistreze o nouă suspendare pentru perioada noului certificat. Aceleași reguli se aplică și în cazul în care certificatul medical inițial are un cod de indemnizație diferit.

Există, de asemenea, situații în care nu toate certificatele medicale trebuie raportate ca suspendări. De exemplu, în cazul concediului medical care implică o reducere a timpului normal de lucru sau transferul temporar în altă muncă, contractul nu este suspendat, iar măsura nu trebuie transmisă în REGES Online.

În ceea ce privește firmele care nu au salariați, acestea nu sunt obligate să creeze un registru preventiv dacă nu au avut niciodată angajați înregistrati în Revisal. Totuși, pentru angajatorii care au avut angajați în trecut, dar nu mai au în prezent contracte active, există obligația de a trece la noul sistem. De asemenea, contractul individual de muncă pentru un nou salariat trebuie transmis în sistem cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

O altă problemă frecvent întâlnită este cea a delegării accesului către firme externe de contabilitate sau resurse umane. Este esențial ca salariatul prestatorului să aibă un cont activ în REGES Online și un contract de muncă activ la firma prestatoare. De asemenea, este necesar ca dreptul de acces să fie acordat de reprezentantul firmei prestatoare. În cazul în care există cereri anterioare de acces, acestea pot bloca delegarea, iar soluția este refacerea delegării din contul angajatorului.

Angajatorii care utilizează șabloane pentru introducerea mai multor operațiuni trebuie să fie conștienți că încărcarea fișierului nu garantează că informațiile au fost transmise corect. Fiecare înregistrare trebuie verificată individual, iar eventualele informații lipsă trebuie completate înainte de transmiterea acțiunii dorite. Inspecția Muncii recomandă respectarea structurii șablonului și a nomenclatoarelor incluse în fișier.

În REGES Online, pot apărea mai multe înregistrări pentru aceeași persoană din cauza diferențelor în datele transmise anterior. Este important ca angajatorii să fie atenți la modificarea sporurilor, deoarece schimbarea valorii unui spor necesită ștergerea liniei existente și selectarea din nou a tipului de spor.

Transferul unui contract între două entități care utilizează REGES Online se realizează prin meniul „Decizii – Mutare/Transfer”, iar firma care primește contractul poate verifica și aproba solicitarea. În cazul în care una dintre entități folosește vechiul sistem, transferurile curente trebuie operate direct prin funcțiile noii platforme.

Pentru asistență, angajatorii pot trimite solicitări din aplicație sau pot contacta Inspecția Muncii la adresa de email regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro sau la numărul gratuit 0800 500 166. Serviciul de suport este disponibil de luni până vineri, între orele 08:00 și 20:00, cu excepția sărbătorilor legale. De asemenea, angajatorii pot consulta secțiunea de întrebări frecvente REGES Online, care oferă clarificări pentru problemele întâlnite în utilizarea platformei.