Procedura de scoatere din gestiune a mărfurilor defecte

În activitatea de comerț cu produse resigilate, este posibil ca anumite bunuri să nu mai îndeplinească condițiile necesare pentru a fi comercializate. Aceste situații pot apărea în urma identificării defectelor ascunse la produsele achiziționate, care nu au putut fi observate la momentul recepției. Când produsele nu pot fi returnate furnizorului și nu mai pot fi valorificate, este esențial să se urmeze o procedură corectă de scoatere din gestiune, respectând reglementările legale în vigoare.

Primul pas în procesul de casare a mărfurilor defecte este efectuarea unei inventarieri riguroase. Aceasta implică identificarea bunurilor neconforme și întocmirea de către comisia de inventariere a unor liste de inventariere, însoțite de un proces-verbal care să descrie defectele constatate și motivele pentru care bunurile nu pot fi comercializate. Odată ce bunurile sunt identificate, administratorul societății trebuie să aprobe casarea acestora printr-o decizie formală. Ulterior, se va redacta un proces-verbal de casare, în care se vor menționa denumirea produselor, cantitatea, valoarea de intrare, cauza casării și modul de distrugere sau eliminare a acestora. Dacă produsele sunt predate unei societăți specializate în colectarea deșeurilor, este necesar să se obțină documente de predare, cum ar fi procesul-verbal de predare-primire sau certificatul de distrugere. În cazul în care distrugerea se realizează prin mijloace proprii, trebuie să existe documente care să ateste efectuarea efectivă a distrugerii.

Din punct de vedere contabil, scoaterea din gestiune a bunurilor defecte se înregistrează diferit, în funcție de situația ajustărilor pentru deprecierea mărfurilor. Dacă nu au fost constituite ajustări, înregistrarea se face prin debitarea contului 607 „Cheltuieli privind mărfurile” și creditarea contului 371 „Mărfuri”. În cazul în care au fost constituite ajustări pentru deprecierea mărfurilor, înregistrarea se efectuează prin debitarea contului 6814 „Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea activelor circulante” și creditarea contului 397 „Ajustări pentru deprecierea mărfurilor”. De asemenea, la scoaterea din gestiune a bunurilor, se va înregistra și ajustarea constituită anterior, care se reia la venit, prin debitarea contului 397 și creditarea contului 7814 „Venituri din ajustări pentru deprecierea activelor circulante”.

Pe lângă aspectele contabile, este important să se ia în considerare și tratamentul fiscal al cheltuielilor generate de casare. Conform Codului fiscal, lipsurile din gestiune și bunurile degradate neimputabile nu sunt considerate cheltuieli deductibile. Totuși, cheltuiala devine deductibilă în cazul bunurilor degradate calitativ, dar cu condiția să existe dovezi ale distrugerii acestora. Aceste dovezi pot fi documentele emise în cadrul procedurii de casare sau cele emise de unitatea autorizată care a preluat deșeurile.

În ceea ce privește TVA-ul, se aplică prevederile Codului fiscal care stabilesc că, în cazul stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate, nu se ajustează TVA-ul dedus la achiziție, cu condiția să existe dovezi corespunzătoare ale distrugerii bunurilor. Persoana impozabilă trebuie să demonstreze, prin documentele întocmite, că distrugerea a avut loc conform normelor legale.

În concluzie, pentru societățile care comercializează produse resigilate, este recomandat să se instituie o procedură internă de verificare tehnică a produselor imediat după recepție. Produsele conforme ar trebui să fie înregistrate în gestiune pentru comercializare, în timp ce cele defecte trebuie să fie evidențiate separat, pe baza procesului-verbal de constatare. Dacă există posibilitatea returnării bunurilor către furnizor, se va întocmi factura de retur, iar în cazul în care returul nu este acceptat, produsele trebuie să fie casate conform procedurii stabilite, având în vedere toate documentele necesare și înregistrările contabile corespunzătoare.