Ordinul de deplasare și foaia de parcurs: clarificări esențiale
În activitatea profesională, angajații din diverse domenii, cum ar fi agenții de vânzări sau tehnicienii, se confruntă adesea cu întrebarea referitoare la necesitatea întocmirii ordinului de deplasare pentru fiecare ieșire în interes de serviciu. Această nelămurire este frecvent întâlnită în rândul contabililor și angajatorilor, având implicații importante în gestionarea documentelor justificative și în respectarea legislației.
Ordinul de deplasare, cunoscut și sub denumirea de delegație, se întocmește pentru fiecare deplasare efectuată de angajat. Acesta este un document esențial care nu doar că servește ca dispoziție pentru persoana delegată, dar oferă și informații utile pentru decontarea cheltuielilor, stabilirea diferențelor de primit sau restituit și înregistrarea în contabilitate. Conform legislației, ordinul de deplasare trebuie completat de persoana care va efectua deplasarea și este necesar mai ales în cazul în care se acordă avansuri pentru cheltuieli.
Pe de altă parte, foaia de parcurs are un scop diferit. Aceasta justifică cheltuielile legate de autovehicul, cum ar fi carburantul, întreținerea și amortizarea, demonstrând utilizarea acestuia în scopuri economice. Astfel, este important să se facă distincția între cele două documente, deoarece fiecare dintre ele îndeplinește funcții specifice în cadrul activităților de lucru.
Dacă deplasările zilnice ale angajaților sunt destinate activităților curente, cum ar fi vizitele la clienți sau la instituții, și nu implică plata de avansuri sau diurnă, atunci întocmirea zilnică a ordinului de deplasare nu este necesară. În aceste cazuri, foaia de parcurs este suficientă pentru a justifica consumul de combustibil și deductibilitatea cheltuielilor auto. Aceasta poate fi utilizată ca alternativă la ordinul de deplasare, atâta timp cât este completată corect, incluzând toate informațiile necesare precum traseul, scopul, kilometrajul și consumul normat.
Dacă o societate decide să renunțe la ordinele de deplasare zilnice, aceasta poate face acest lucru pentru deplasările locale care nu implică plata diurnei sau decontarea cheltuielilor specifice delegării. Totuși, este esențial ca foile de parcurs să fie completate corect și să conțină toate elementele obligatorii pentru a asigura validitatea documentelor în fața autorităților fiscale.
În concluzie, societățile pot renunța la ordinele de deplasare zilnice în anumite condiții, asigurându-se că foile de parcurs sunt detaliate și justificate corespunzător. Acest lucru poate simplifica procesul administrativ, dar este important să se respecte legislația în vigoare pentru a evita eventualele probleme în cazul unui control.