Obligațiile de păstrare și arhivare a documentelor după radierea unei societăți

Radierea unei firme din Registrul Comerțului nu înseamnă că obligația de păstrare și arhivare a documentelor generate pe parcursul activității acesteia dispare. De fapt, termenele legale de păstrare a documentelor continuă să se aplice chiar și după radierea societății. În cazul în care activitatea firmei încetează prin dizolvare sau lichidare, lichidatorul are responsabilitatea de a preda arhiva cu valoare practică unui operator economic autorizat în servicii arhivistice. Alternativ, conform articolului 261 din Legea nr. 31/1990, se poate desemna un asociat prin votul majorității pentru a păstra documentele, respectând termenele legale.

Termenele de păstrare a documentelor sunt variate și depind de categoria acestora. În ceea ce privește documentele contabile și financiare, registrele contabile și documentele justificative, cum ar fi facturile și chitanțele, emise după 1 ianuarie 2023, trebuie păstrate timp de 5 ani, calculându-se de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar. Documentele emise până la 31 decembrie 2022 se păstrează timp de 10 ani, cu excepția celor din Anexa 4 a OMFP nr. 2634/2015, care au un termen de 5 ani. De asemenea, situațiile financiare anuale, cum ar fi bilanțurile, trebuie păstrate timp de 10 ani, iar documentele legate de bunuri sau imobilizări cu o durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe întreaga durată de viață utilă a activului.

Documentele fiscale, cum ar fi declarațiile fiscale (D100, D300, D394, D112 etc.) și documentele conexe, au un termen de păstrare de minimum 5 ani, care reprezintă termenul general de prescripție fiscală, calculat de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația. Este important de menționat că în cazuri speciale, cum ar fi inspecții fiscale suspendate sau cercetări penale, acest termen poate fi extins.

În ceea ce privește documentele de personal și resurse umane, dosarele de personal și contractele individuale de muncă trebuie păstrate timp de 75 de ani, având o valoare practică semnificativă pentru stabilirea stagiilor de cotizare și eliberarea adeverințelor de pensie pentru foștii angajați. Statele de plată întocmite după 1 ianuarie 2023 se păstrează 5 ani, cu condiția ca angajatorul să depună declarațiile informative la ANAF. Cele întocmite înainte de această dată se păstrează timp de 50 de ani.

Documentele juridice, cum ar fi actele constitutive, statutele, hotărârile AGA și registrele asociaților sau acționarilor, trebuie păstrate permanent de către societate sau predate Arhivelor Naționale dacă au o valoare istorică, după 30 de ani. Contractele comerciale cu furnizorii și clienții se păstrează timp de 10 ani de la încetarea contractului, sau cel puțin pe durata derulării contractului plus termenul general de prescripție de 3-5 ani, în funcție de efectele fiscale sau juridice.

În ceea ce privește procedurile la radiere, lichidatorul sau fostul administrator trebuie să predai arhiva de personal unui operator autorizat și să notifice structura teritorială a Arhivelor Naționale în termen de 15 zile calendaristice de la încheierea contractului. Este esențial ca, chiar dacă firma a avut evidențe informatizate, să se păstreze și suportul pe hârtie pentru documentele justificative originale, în special cele referitoare la drepturile de muncă și pensie. Distrugerea documentelor ale căror termene de păstrare au expirat poate fi realizată doar în baza unui proces-verbal de selecționare aprobat de Arhivele Naționale, iar distrugerea neautorizată este sancționată contravențional.

Aceste reglementări subliniază importanța respectării termenelor legale de păstrare a documentelor, chiar și după radierea unei societăți, pentru a evita eventuale probleme legale sau fiscale.