Modificări în contabilitatea firmelor de transport cu flote mari din cauza sistemului TollRo

Începând cu data de 1 octombrie 2026, transportatorii rutieri care operează vehicule cu o masă totală maximă autorizată (MTMA) de peste 3,5 tone vor fi obligați să plătească o taxă de drum calculată în funcție de distanța parcursă. Acest nou sistem, denumit TollRo, a fost introdus prin Legea nr. 226/2023, care transpune în legislația națională Directiva (UE) 2022/362 referitoare la taxarea vehiculelor pentru utilizarea infrastructurii rutiere. Această schimbare va avea un impact semnificativ asupra activității companiilor de transport, în special în ceea ce privește gestionarea documentației contabile și a fluxului de informații între departamente.

Implementarea sistemului TollRo va modifica modul în care șoferii și departamentele de logistică interacționează cu cele financiare și contabile. Fiecare cursă efectuată va genera o serie de informații esențiale, inclusiv vehiculul utilizat, traseul, kilometrii parcurși, tichetul de rută, plățile efectuate și documentele justificative. Aceste informații trebuie corelate eficient pentru a asigura o contabilitate corectă și transparentă. De exemplu, un șofer ar putea avea dovada unei plăți, dar departamentul de flotă ar putea deține doar datele despre cursă, ceea ce poate duce la confuzii și întârzieri în procesarea documentelor.

Pentru a evita problemele, este esențial ca firmele să stabilească un circuit bine definit între logistica, șoferi, departamentele financiare și contabile. Aceasta înseamnă că, pentru fiecare plată efectuată în cadrul sistemului TollRo, trebuie să existe o legătură clară între documentele de plată, tichetul de rută și factura emisă. În caz contrar, pot apărea discrepanțe care să necesite clarificări ulterioare, uneori după ce plățile au fost deja înregistrate. Primele zile de funcționare ale sistemului TollRo au evidențiat dificultăți în accesarea platformei, procesarea plăților și emiterea tichetelor, ceea ce a dus la raportarea unor probleme de către CNAIR.

Un alt aspect important este că facturile emise de CNAIR nu conțin întotdeauna toate detaliile necesare pentru a identifica fiecare cursă facturată. Aceasta poate crea o sarcină administrativă suplimentară pentru companiile de transport, mai ales pentru cele care operează flote mari. Verificarea facturilor poate deveni astfel un proces complex, necesitând corelarea acestora cu informațiile disponibile pe platforma TollRo și cu evidențele interne ale firmei.

De asemenea, este important de menționat că sistemul TollRo introduce un nou circuit de documente și verificări care trebuie organizat de la început. Companiile trebuie să se pregătească pentru a gestiona aceste schimbări, inclusiv prin ajustarea procedurilor interne pentru a se asigura că toate documentele sunt corelate și că informațiile sunt disponibile în timp util pentru contabilitate. Aceasta va ajuta la prevenirea întârzierilor în livrare și la menținerea relațiilor contractuale cu beneficiarii transporturilor.

În concluzie, schimbările aduse de sistemul TollRo vor avea un impact semnificativ asupra contabilității firmelor de transport cu flote de peste 3,5 tone. Este esențial ca aceste companii să își adapteze procesele interne pentru a face față noilor cerințe și pentru a asigura o gestionare eficientă a documentației și a fluxului de informații. O coordonare bună între departamentele implicate va fi crucială pentru a evita problemele administrative și pentru a menține o contabilitate corectă și transparentă.