Importanța gestionării documentelor în cadrul unei firme

Gestionarea documentelor într-o firmă nu se rezumă doar la păstrarea ordonată a acestora, ci implică respectarea unor reglementări legale stricte. Legea impune termene clare de păstrare a documentelor, iar nerespectarea acestora poate atrage sancțiuni în cazul unui control. De asemenea, documentele care au depășit perioada legală trebuie eliminate corect, pentru a proteja datele personale și informațiile financiare. Este crucial să înțelegem pașii necesari pentru retenția, arhivarea și distrugerea documentelor.

Primul pas în gestionarea documentelor este să cunoaștem actele normative care se aplică firmei. Legea contabilității nr. 82/1991, Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, Codul fiscal și Codul de procedură fiscală stabilesc termenele de păstrare pentru documentele contabile și fiscale. De asemenea, Regulamentul GDPR reglementează gestionarea datelor personale. Administratorul firmei este responsabil de organizarea arhivei, dar în practică, această responsabilitate revine adesea contabilului sau, în companiile mari, unui responsabil cu protecția datelor (DPO). Este important să se stabilească clar cine se ocupă cu întocmirea nomenclatorului, cine aprobă distrugerea documentelor și cine ține evidența operațiunilor.

Crearea unui nomenclator arhivistic adaptat activității firmei este esențială. Acesta este un document intern care listează toate tipurile de acte și durata lor de păstrare. Fără un nomenclator, există riscul de a distruge prea devreme documente importante sau de a le păstra inutil ani de zile. În general, termenele uzuale de păstrare sunt: situațiile financiare anuale, minimum 10 ani de la închiderea exercițiului financiar; registrele de contabilitate, facturi, chitante, bonuri fiscale, avize și alte documente justificative, 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite; imobilizările și bunurile cu durată lungă de folosință, pe durata de viață a bunului; statele de plată și documentele de salarizare, 5 ani pentru cele întocmite începând cu 2023; contractele comerciale, în general 5 până la 10 ani, în funcție de clauze și riscuri de litigiu. Este important ca nomenclatorul să fie revizuit anual și actualizat în funcție de modificările legislative.

În ceea ce privește arhivarea fizică, este necesar să se stabilească un sistem clar de depozitare. Documentele pe hârtie trebuie să fie etichetate corespunzător, notând anul și termenul de expirare, și păstrate într-un spațiu securizat, cu acces limitat la persoanele autorizate. În cazul firmelor mici, rafturile metalice și cutiile de arhivare etichetate pot fi suficiente, în timp ce companiile cu un volum mare de acte pot aloca o cameră separată pentru arhivare.

Arhivarea electronică este o altă opțiune, având în vedere că legea permite acest lucru pentru multe tipuri de documente, cu condiția de a asigura integritatea și accesibilitatea lor. Este recomandat să se utilizeze soluții care oferă backup automat în cel puțin două locații diferite, control al accesului pe baza de utilizator și parolă, istoric al modificărilor și protecție împotriva ștergerii accidentale.

După expirarea termenului de păstrare, este necesară distrugerea documentelor. Aceasta trebuie să fie documentată printr-un proces-verbal de scoatere din arhivă, semnat de persoanele responsabile. Este important ca distrugerea documentelor care conțin date personale sau informații financiare să fie realizată cu un echipament care taie hârtia în particule mici, conform standardului DIN. De asemenea, pentru volume mari de documente, unele companii aleg să colaboreze cu servicii externe autorizate care emit certificat de distrugere.

În ceea ce privește documentele digitale, este esențial să se utilizeze aplicații care suprascriu informația de mai multe ori pentru a asigura distrugerea securizată. De asemenea, este important să se planifice audituri periodice și să se instruiască echipa în privința termenelor de păstrare și regulilor de distrugere.

Gestionarea documentelor nu trebuie considerată o formalitate, ci o parte esențială a activității unei firme. Prin implementarea unei politici clare de retenție, arhivare și distrugere, se pot reduce riscurile legale, se protejează datele și se menține un flux de lucru organizat.