EY: Importanța digitalizării în zona payroll-ului

În spatele fiecărui salariu plătit la timp se află o complexitate de elemente care depășesc simplul calcul lunar. Acestea includ contracte, beneficii, contribuții sociale, impozite, pontaje și politici interne, toate având nevoie de o coordonare eficientă. În contextul recentelor inițiative de digitalizare fiscală din România, cum ar fi SAF-T, e-Factura și e-Transport, companiile sunt încurajate să acorde o atenție mai mare zonei de salarizare, cunoscută și sub numele de payroll. Deși nu există în prezent un proiect denumit „SAF-P(ayroll)” în România, tendințele arată că datele salariale vor deveni un subiect de interes pentru autorități în viitorul apropiat.

România a intrat deja în era conformării fiscale bazate pe date, ceea ce a schimbat semnificativ relația dintre contribuabili și administrația fiscală. Nu mai este vorba doar despre declarații depuse la termen, ci despre utilizarea unor baze de date și codificări care permit verificări rapide și eficiente. Această evoluție ridică întrebarea: cât timp va mai rămâne payroll-ul în afara acestei logici de digitalizare?

Standardul „Standard Audit File - Payroll” (SAF-P) a fost elaborat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) în aprilie 2010 și propune o structură prin care datele de salarizare pot fi extrase din sistemele companiilor și puse la dispoziția autorităților sau auditorilor într-un format standardizat. Spre deosebire de SAF-T, care se concentrează pe date contabile și fiscale, SAF-P se extinde asupra aspectelor salariale, incluzând informații despre angajați, venituri, impozite, contribuții sociale și beneficii. Această distincție este esențială, deoarece datele salariale sunt mai sensibile și implică interacțiuni complexe între legislația muncii și fiscalitate.

La nivel internațional, SAF-P nu a fost adoptat în aceeași măsură ca SAF-T, deși există ca standard OCDE. Multe țări au dezvoltat propriile sisteme de raportare salarială digitală, cum ar fi „Single Touch Payroll” în Australia sau „Real Time Information” în Marea Britanie, care, deși nu se numesc SAF-P, urmăresc același obiectiv: transformarea payroll-ului într-o sursă de date aproape în timp real pentru autorități.

În România, deja există exemple de inițiative care reflectă această direcție. Declarația 112 colectează lunar informații despre impozitul pe venit și contribuțiile sociale, iar REGES conține date esențiale despre contractele de muncă. Aceste sisteme, împreună cu SAF-T, e-Factura și e-Transport, indică o tendință clară spre o corelare mai bună a informațiilor din surse multiple.

Pentru companii, provocarea nu este doar implementarea unui sistem de payroll eficient, ci și asigurarea că toate informațiile relevante sunt integrate și corelate. De exemplu, contractul de muncă, pontajul, statul de plată și politicile de beneficii trebuie să comunice aceeași poveste. În cazul în care aceste date sunt extrase standardizat, discrepanțele care au fost tolerate de-a lungul timpului devin evidente.

SAF-P nu ar trebui să fie privit doar ca un aspect tehnic, ci ca o discuție despre guvernanța datelor de personal și payroll. Este esențial să se stabilească cine deține datele, cine le validează și cine decide tratamentul fiscal al beneficiilor. Aceste întrebări devin din ce în ce mai relevante în contextul în care România își propune să devină membră a OCDE, un proces care implică nu doar aspecte diplomatice, ci și o modernizare profundă a sistemului fiscal și administrativ.

Pentru directorii financiari, mesajul este clar: payroll-ul trebuie să fie inclus în agenda de control financiar și de risc. Costurile salariale reprezintă o parte semnificativă din bugetul unei organizații, iar datele asociate au un impact direct asupra contabilității și fluxului de numerar. De asemenea, pentru managerii de taxe, SAF-P semnalează că zona impozitelor salariale va depinde din ce în ce mai mult de calitatea datelor, iar pentru directorii de HR, digitalizarea fiscală va influența și aspectele legate de experiența angajaților.

În concluzie, România ar putea să nu implementeze SAF-P sub această denumire, dar direcția de digitalizare a payroll-ului este clară. După contabilitate, facturare și transporturi, payroll-ul devine o zonă în care autoritățile vor solicita mai multă transparență digitală. Este esențial ca organizațiile să se pregătească pentru această tranziție, concentrându-se pe calitatea datelor și pe integrarea eficientă a sistemelor interne.