Actualizarea codurilor CAEN pentru PFA-uri, ONG-uri și profesii liberale

Începând cu 1 ianuarie 2025, toate entitățile nou-inființate vor adopta clasificarea CAEN Rev. 3. Această schimbare nu se aplică doar societăților comerciale, ci și altor forme de organizare care desfășoară activități economice, cum ar fi persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale, organizațiile non-guvernamentale (ONG-uri), profesiile liberale și alte entități care utilizează coduri CAEN în documentele de înregistrare. Toate entitățile existente la această dată au obligația de a-și actualiza obiectul de activitate până la expirarea perioadei de tranziție, care se încheie pe 25 septembrie 2026.

Pentru societățile înregistrate la Oficiul Registrului Comerțului (ORC), actualizarea codurilor CAEN implică depunerea unei cereri de actualizare a codurilor CAEN, împreună cu o declarație privind activitățile desfășurate. În urma acestei proceduri, se va emite un nou certificat de înregistrare și un certificat constatator. Este esențial de menționat că actualizarea codurilor CAEN nu se reduce la o simplă înlocuire a codurilor existente, deoarece corespondentul dintre CAEN Rev. 2 și CAEN Rev. 3 nu este întotdeauna direct. Astfel, operatorii economici trebuie să analizeze dacă noile coduri reflectă în mod corect activitățile desfășurate. În absența unei corespondențe, este necesară modificarea obiectului de activitate prin parcurgerea procedurii complete de modificare a actului constitutiv.

Entitățile care nu sunt înregistrate la Registrul Comerțului trebuie să efectueze actualizarea la ANAF, prin depunerea declarațiilor fiscale corespunzătoare, pentru a obține un nou certificat de înregistrare fiscală. Este important ca toate entitățile să respecte termenul limită stabilit, deoarece documentele emise pe baza codurilor CAEN Rev. 2 pot să nu mai fie acceptate de instituțiile publice, bănci sau alți parteneri contractuali, ceea ce poate duce la întârzieri în obținerea de finanțări, modificarea autorizațiilor sau derularea altor proceduri administrative.

Pentru profesiile liberale care nu au obligația de a se înregistra la Registrul Comerțului, actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3 se face prin transmiterea la organul fiscal a Declarației de mențiuni pentru persoanele fizice care desfășoară activități economice în mod independent sau exercită profesii libere (formularul 070). În această declarație, se vor înscrie codurile CAEN actualizate la Capitolul III - Alte date privind contribuabilul. Este important ca toate rubricile formularului să fie completate cu datele valabile la momentul declarării, indiferent dacă acestea au fost declarate anterior.

În cazul ONG-urilor și asocierilor cu sau fără personalitate juridică, actualizarea codurilor CAEN se declară la ANAF prin declarația de mențiuni, utilizând formularul D700. Acesta se completează doar cu datele modificate față de cele declarate anterior, iar la declarația D700 se anexează documentele care atestă modificarea obiectului de activitate sau a codului CAEN, cum ar fi hotărârea, actul modificator sau statutul actualizat.

Pentru PFA-urile înregistrate la Registrul Comerțului, actualizarea obiectului de activitate se face prin completarea cererii de înregistrare în registrul comerțului, fără a fi necesară depunerea altor documente, cu excepția dovezii privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale, dacă este cazul. Este esențial ca toți contribuabilii să fie conștienți de aceste obligații și să acționeze în consecință pentru a evita eventualele complicații administrative.